Procesos más eficientes, negocios más sostenibles

Publicación originalmente distribuida vía Expansión.mx en: https://expansion.mx/opinion/2020/07/22/procesos-mas-eficientes-negocios-mas-sostenibles

Hay personas que al recibir sugerencias sobre eficientar sus procesos consideran que no lo necesitan y que además de poder generarles costos, se trata de esfuerzos que no se reflejarán en ventas a corto plazo.

Recordemos que los negocios sin importar su tamaño son sistemas donde acciones, actividades, vías de comunicación y personas se alinean para llegar a objetivos que se convierten en beneficios compartidos.

En este sentido, aumentar las ventas suma a la estabilidad económica del negocio, permite crecer y tener la posibilidad de reinvertir en la mejora de los procesos, equipamiento, calidad del trabajo y capacitación, entre otras cosas. Por supuesto, en más de un caso la reinversión o mejora al interior de la organización no es una prioridad.

De la degeneración a la regeneración mediante la optimización de procesos.

¿Por qué es relevante invertir en eficientar procesos?

Antes que nada comprendamos que los recursos van más allá del dinero e incluyen tiempo y esfuerzo, y muchas mejoras cuestan más tiempo y esfuerzo que dinero. Éste es el caso de la implementación y adopción de sistemas de calidad y procesos para eficientar actividades.

Una de las grandes barreras para adoptar nuevas formas de trabajo es la resistencia al cambio. En este sentido algunos empleadores temen que se reduzca la eficiencia de lo que ya funciona (independientemente de qué tan bien funcione), que el personal se distraiga de sus actividades y temen costos eventuales. Por su parte, algunos colaboradores temen que nuevas maneras de operar impliquen más esfuerzo, estar “más controlados” y “tener que hacer más cosas”.

Eficientar procesos en efecto puede representar ciertas incomodidades como las tienen prácticamente todos los cambios, y por ello es importante tener presentes los beneficios de hacerlo, entre los que destacan:

Mayores logros de manera más ágil y con menos esfuerzo. Algunos empresarios ven este beneficio como uno de los más deseables pensando en reducir gastos y aumentar rendimientos. Si bien es una posibilidad, desde otra perspectiva los colaboradores podrían reducir las actividades operativas (reportes, cotizaciones, juntas…) y dedicar más tiempo a actividades estratégicas como mejoras en la oferta, nuevas ideas de negocio, creación de proyectos orientados a la actualización del negocio y capacitación, entre otras.

Mejor ambiente laboral. Muchos se preguntan qué relevancia tiene la eficiencia para el ambiente laboral. La respuesta es que al reducir el estrés por fricciones entre personas y/o áreas, la mejora de procesos se convierte en un lubricante organizacional que facilita lograr metas conjuntas y con ello la salud del negocio.

Resultados consistentes y menos sorpresas. La existencia de procesos eficientes reduce las posibilidades de que algo salga mal sorpresivamente. A través del diseño de procesos bien definidos también se diseñan los resultados esperados. Trabajar sin procesos implica que cada nueva solicitud o proyecto puede ser un reto a desarrollar de principio a fin sin saber realmente qué esperar como sucede con los experimentos. La desventaja de los experimentos permanentes es que no representan una plataforma de crecimiento estable.

Aprovechar mejor los recursos existentes. Con frecuencia los recursos están subutilizados, incluyendo a colaboradores que podrían desarrollar mayor potencial y con ello aportar más a la organización, cosa que también sucede con recursos tecnológicos que no se aprovechan eficientemente por no conocerlos a profundidad. Comúnmente recursos que se pagan al 100% son aprovechados al 70%, y de ahí se reduce el aprovechamiento hasta índices de 10 o 15%.

Mayor satisfacción a los clientes y consumidores. Cuando las cosas funcionan bien se nota y eso es atractivo. La percepción de armonía entre el personal de una organización, que las promesas se cumplan en tiempo y forma, que se ofrezca un buen servicio al cliente o que existan nuevos puntos de valor para los consumidores son elementos que generan oportunidades, recomendaciones y crecimiento en más de un sentido.

La sostenibilidad radica en no requerir más recursos de los disponibles para determinado objetivo. En contraste, la perspectiva regenerativa o de crecimiento está en lograr los resultados esperados con mayor eficiencia, generando un superávit de recursos útiles para la creación de nuevas ofertas de valor en lugar de “cortar costos” o “bajar la calidad”.

Varias organizaciones apuntan a esas “optimizaciones” para tener un mayor margen de utilidad pero pierden de vista que si bien recortar gastos puede tener un efecto de ahorro a corto plazo, la optimización de procesos representa estabilidad y crecimiento sostenido sin eliminar elementos valiosos.

¿Es posible hacer las dos cosas; recortar gastos y al mismo tiempo optimizar recursos? La respuesta es sí y para lograrlo es imprescindible estar más cómodos con el cambio, identificar los componentes clave de la organización, conocer los potenciales no aprovechados del personal y recursos tecnológicos o funcionales, así como diseñar un plan de trabajo que apunte a fortalecer lo que es esencial para poder prescindir de lo que no lo es.

Green MBA + #CreativeProblemSolving Consultant. Focused on Business Strategy for Digital, Social and Environmental transformation. Founder of @LifeStrategics.